Praćenje troškova po projektu: načela od prvog računa do izvješća

Ukratko

• Na kraju projekta pokazujete stvarne troškove po aktivnostima iz proračuna, s dokazima plaćanja i javnih davanja. Za poticaj iznad 15.000,00 € to provjerava revizor, račun po račun.
• Zato se svaki projekt prati zasebno, od prvog računa. To je uobičajena praksa u filmskoj produkciji, a ne posebna obveza ove mjere.
• Pet načela: jedno mjesto troška po projektu, trošak uz aktivnost, potpun trag dokumenata, izvor financiranja od prvog dana i mjesečna kontrola omjera.
• Dokumentacija mora biti dostupna i za kontrolu HAVC-a, koja je moguća pet godina od privremenog rješenja.

Zašto zasebno praćenje

Izvješće uspoređuje plan s ostvarenjem: traži finalni troškovnik stvarno učinjenih troškova u odnosu na troškove aktivnosti iz proračuna koji je bio prilog zahtjevu (čl. 13. st. 4.). Za poticaj veći od 15.000,00 € neovisni revizor pregledava svaki račun i ugovor (radionica, 01:22:36), i to za stavke aktivnosti prijavljenih za ovaj poticaj (radionica, 01:26:37), te potvrđuje da su izvršene sve obveze plaćanja u visini odobrenih sredstava, uključujući javna davanja. Do uključivo 15.000,00 € umjesto revizije prilažete cjelokupnu prateću financijsku dokumentaciju o plaćanjima (čl. 13. st. 4.).

Ako troškovi projekta nisu odvojeni od ostalog poslovanja, taj se troškovnik slaže unatrag, pod rokom. Zasebno praćenje svakog projekta uobičajena je praksa u filmskoj produkciji; za ovu mjeru ono je razlika između izvješća koje se slaže iz knjiga i izvješća koje se rekonstruira.

Pet načela

1. Jedan projekt, jedno mjesto troška

Svaki trošak od prvog računa označite projektom, odnosno djelom na koje se odnosi. Pravilnik traži da trošak bude evidentiran u poslovnim knjigama korisnika u skladu s računovodstvenim propisima (Dodatak III.); oznaka projekta omogućuje da iz istih knjiga izdvojite troškove jednog djela bez ručnog prebiranja.

2. Svaki trošak uz aktivnost iz proračuna

Uz projekt, trošak pripišite aktivnosti, odnosno svjetlosivom retku proračuna kojem pripada. Izvješće se uspoređuje po aktivnostima, koje se od zahtjeva do izvješća ne mijenjaju (radionica, 00:56:48).

3. Potpun trag dokumenata

Za svaki trošak čuvajte vjerodostojnu ispravu (račun ili ugovor), dokaz plaćanja i, kod plaća i honorara, obračun s pripadajućim javnim davanjima (Dodatak III.; čl. 13. st. 4.). Datum troška mora biti nakon predaje zahtjeva (čl. 8. st. 2.). Kod honorara uz trošak zabilježite i poreznu rezidentnost primatelja, jer o njoj ovisi potrošnja u Hrvatskoj (radionica, 01:18:13).

4. Izvor financiranja od prvog dana

Svaki trošak pripišite jednom izvoru: ovom poticaju, Javnom pozivu, Filming in Croatia ili drugom financijeru. Proračun ima stupce po izvorima upravo radi kontrole dvostrukog financiranja (radionica, 00:57:58), a u izvješću prilažete izjavu o nepostojanju dvostrukog financiranja (čl. 13. st. 4.).

5. Mjesečna kontrola omjera

Jednom mjesečno usporedite stvarno stanje s uvjetima koje HAVC provjerava u izvješću (radionica, 01:23:57) i koji u rješenju o korištenju mogu značiti povrat (čl. 14. st. 3.):

• udio potrošnje u Hrvatskoj prema 60 % ili 80 % odobrenog iznosa (čl. 13. st. 1.);
• udio poticaja prema 80 % ili 30 % prihvatljivih troškova (čl. 10. st. 1.);
• zbroj svih državnih potpora prema 50 %, 60 % ili 80 % proračuna (čl. 10. st. 4.);
• iznose po aktivnostima prema zelenom stupcu proračuna.

Odstupanje uočeno usred projekta još se može ispraviti rasporedom preostalih troškova; u izvješću je za to kasno.

Dokumentacija za pet godina nadzora

HAVC prati i kontrolira namjensko korištenje sredstava, uključujući razdoblje od pet godina od privremenog rješenja, i može obaviti kontrolu na licu mjesta (čl. 14. st. 6.). Dokumentaciju projekta zato držite složenu po aktivnostima i dostupnu barem do isteka tog razdoblja.

Od načela do knjiga

Načela su ista za svaku produkciju, provedba nije. Kako ih prevesti u mjesta troška, analitiku i mjesečne kontrole, ovisi o Vašem kontnom planu, programu i tome tko vodi knjige. To postavljamo u okviru usluge, uz Vaše postojeće knjigovodstvo ili kao dio redovnog mandata.

Praćenje u besplatnom alatu

Za brzu kontrolu omjera možete koristiti stranicu Nakon odobrenja u besplatnom alatu: troškove unosite po aktivnostima i izvorima, a alat prikazuje udio potrošnje u Hrvatskoj, udio poticaja, raspodjelu po izvorima i rok izvješća. Podaci ostaju u Vašem pregledniku, a alat ne zamjenjuje poslovne knjige.